Zakupy na raty są popularnym rozwiązaniem dla osób prywatnych oraz przedsiębiorców, którzy potrzebują nowego sprzętu czy usług, ale nie chcą wydawać całej kwoty na raz. W przypadku zakupów na firmę, istotne jest, aby właściwie księgować takie transakcje i znać związane z nimi zasady. W niniejszym artykule omówimy, czy zakup na firmę może być na raty, jak ująć taką transakcję w księgach oraz jak zaksięgować odsetki od rat.
Czy zakup na firmę może być na raty?
Tak, zakup na firmę może być na raty. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, mogą korzystać z opcji zakupu na raty tak samo, jak osoby prywatne. Istnieje wiele firm, które oferują finansowanie zakupów na raty dla przedsiębiorców, takich jak banki, firmy leasingowe czy dostawcy sprzętu i usług. Leasing czy kredyt ratalny może być korzystnym rozwiązaniem dla firm, które chcą zainwestować w rozwój, ale nie mają wystarczających środków na pokrycie całej kwoty na raz.
Ujęcie zakupu na raty w KPiR
Zakup na raty musi być prawidłowo zaksięgowany w księgach rachunkowych firmy. W przypadku przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), zakup na raty księguje się w momencie otrzymania faktury. Kwota brutto faktury (łącznie z odsetkami) wpisuje się do KPiR jako wydatek, a następnie rozkłada się na poszczególne raty.
Przykład: Przedsiębiorca kupuje na raty sprzęt o wartości 10 000 zł, na 10 równych rat po 1 000 zł. Faktura jest wystawiana na całą kwotę brutto, czyli 10 000 zł. W KPiR wpisuje się wydatek w wysokości 10 000 zł, a następnie rozkłada się go na 10 rat po 1 000 zł każda.
Załącznik do faktury — harmonogram spłat
W przypadku zakupu na raty, ważne jest, aby do faktury dołączyć harmonogram spłat. Nie wystarczy tutaj zwyczajne określenie terminu płatności na fakturze VAT. Harmonogram spłat jest dokumentem, który precyzyjnie określa, jakie są terminy płatności poszczególnych rat oraz jak wysokie są odsetki od rat.
Harmonogram spłat powinien być załącznikiem do faktury i być przechowywany razem z nią. Będzie to kluczowe dla prawidłowego księgowania transakcji oraz ewentualnych kontroli.
Jak zaksięgować w kosztach odsetki od rat?
W przypadku zakupu na raty często naliczane są odsetki od rat. Odsetki te stanowią koszt dla przedsiębiorcy i muszą być prawidłowo zaksięgowane w kosztach. Aby zaksięgować odsetki od rat, należy wpisać je jako odrębny koszt w KPiR, w odpowiednim okresie rozliczeniowym, czyli wtedy, gdy płatność faktycznie nastąpi.
Przykład: Przedsiębiorca płaci ratę w wysokości 1 000 zł, z czego 950 zł to kwota główna, a 50 zł to odsetki. W KPiR wpisuje się płatność raty w wysokości 1 000 zł, a następnie w oddzielnej rubryce księguje się odsetki w wysokości 50 zł jako koszt.
Zakup na raty a leasing dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy, którzy rozważają zakup na raty na firmę, powinni również zastanowić się nad innymi opcjami finansowania, takimi jak leasing. Leasing to forma finansowania, w której przedsiębiorca korzysta z przedmiotu leasingu, np. sprzętu, na mocy umowy zawartej z firmą leasingową. W odróżnieniu od zakupu na raty, przedmiot leasingu nie jest własnością przedsiębiorcy, ale leasingodawcy.
Leasing może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy nie chcą angażować swoich środków finansowych na pokrycie całej kwoty na raz, ale chcą korzystać z nowego sprzętu czy usług. Podobnie jak w przypadku zakupu na raty, leasing również musi być prawidłowo zaksięgowany w księgach rachunkowych firmy. Warto porównać warunki obu form finansowania, aby wybrać najkorzystniejszą opcję dla swojej firmy.
Zakup na raty a faktura na firmę — podsumowanie
Zakup na raty na firmę to popularne i często korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą zainwestować w rozwój swojej firmy, ale nie mają wystarczających środków na pokrycie całej kwoty na raz. Warto pamiętać, że zakup na raty musi być prawidłowo zaksięgowany w księgach rachunkowych oraz spełniać wszelkie wymogi formalne.
Podsumowując, aby prawidłowo zaksięgować zakup na raty na firmę, należy:
- Upewnić się, że faktura na firmę zawiera wszystkie niezbędne informacje, w tym kwotę brutto oraz odsetki od rat. Lepiej nie mieszać w tym przypadku faktury na firmę z zakupami prywatnymi.
- Dołączyć do faktury harmonogram spłat, który precyzyjnie określa terminy płatności poszczególnych rat oraz wysokość odsetek od rat.
- Wpisać zakup na raty do KPiR jako wydatek, a następnie rozłożyć go na poszczególne raty.
- Zaksięgować odsetki od rat jako odrębny koszt w KPiR, w odpowiednim okresie rozliczeniowym, czyli wtedy, gdy płatność faktycznie nastąpi.
- Pamiętając o tych zasadach, przedsiębiorcy mogą korzystać z zakupów na raty na firmę, jednocześnie dbając o prawidłowe księgowanie takich transakcji i spełnienie wymogów formalnych.
