Jako właściciel sklepu lub przedsiębiorca możesz zastanawiać się, jaki termin płatności na fakturze powinieneś wyznaczyć kontrahentom. Choć nie ma uniwersalnej dobrej odpowiedzi, jest kilka rzeczy, o których warto pamiętać, a które pomogą ci podjąć najlepszą dla twojego biznesu decyzję. Dowiedz się więcej o terminach płatności i ich wpływie na rozwój firmy.
Rodzaje terminów płatności, które możesz określić na fakturze
Faktura jest podstawowym dokumentem w każdej transakcji biznesowej i jest niezbędna do zapewnienia zapłaty za wykonane towary lub usługi. Aby mieć pewność, że otrzymasz zapłatę tak szybko i bezproblemowo, jak to tylko możliwe, ważne jest, aby na fakturze znalazły się wszystkie istotne szczegóły. Jednym z nich jest termin płatności, który informuje klienta o tym, jak szybko oczekujesz zapłaty za fakturę.
Określając warunki płatności, masz do dyspozycji kilka dróg:
- Możesz zaoferować zniżkę dla klientów, którzy zapłacą fakturę w ciągu 10 dni (lub w innym ustalonym terminie).
- Możesz określić termin, w którym należy zapłacić całą kwotę.
- W razie potrzeby istnieje też opcja ustalenia płatności ratalnej.
Upewnij się, że jasno przekazujesz te szczegóły, aby ustalić oczekiwania i zapewnić terminowe płatności. Ogólnie rzecz biorąc, jasne i dobrze zdefiniowane warunki fakturowania pomogą w osiągnięciu wzajemnego zrozumienia między tobą a twoimi klientami, dzięki czemu wszyscy będą mogli czerpać korzyści z efektywnych procesów rozliczeniowych.
Ile dni na opłacenie faktury powinno się wyznaczać?
Na ogół w różnych sytuacjach stosuje się następujące terminy płatności:
- 7 dni – kiedy zaangażowani są stali klienci.
- 14-30 dni – w przypadku umów długoterminowych lub dużych zamówień.
- 60 dni – gdy mamy do czynienia z dużymi klientami korporacyjnymi.
Przed ustaleniem konkretnego terminu płatności powinieneś jednak wziąć pod uwagę rodzaj prowadzonej działalności oraz historię płatności klienta. Myśl także o sobie. Jeżeli prowadzisz małe jednoosobowe przedsiębiorstwo i faktury na firmę pokrywają prywatne zakupy, zadbaj o otrzymywanie płatności jak najszybciej.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze terminu płatności dla faktur?
Jeśli chodzi o wybór terminów płatności faktur, istnieje kilka kluczowych kwestii, które wszystkie firmy powinny wziąć pod uwagę. Po pierwsze, warunki, które oferujesz swoim klientom, powinny być zarówno uczciwe, jak i rozsądne. Jeżeli obawiasz się, że miesięczny termin jest zbyt długi i w przypadku opóźnień możesz mieć problemy z opłaceniem podatków, zdecyduj się na PIT kwartalny.
Faktury nie powinny być wystawiane zbyt wcześnie, ponieważ mogłoby to spowodować, że klienci czuliby się ponaglani do zapłaty. Ponadto rozważ wprowadzenie rabatów dla osób płacących wcześnie. Takie zachęty mogą zachęcić klientów do terminowego płacenia, a jednocześnie zachęcić do składania większej liczby zamówień oraz częstszego korzystania z usług twojej firmy.
Co zrobić, jeśli kontrahent nie trzyma się terminu płatności na fakturze?
Jeśli termin płatności na fakturze nie zostanie dotrzymany, powinieneś jak najszybciej skontaktować się z klientem, aby przypomnieć mu o jego obowiązku i omówić ewentualne problemy. W niektórych przypadkach może być konieczne renegocjowanie warunków płatności, do czego należy podchodzić jednak z rezerwą — nieuczciwy kontrahent może wtedy wyczuć słabość i wykorzystać to do dalszego zwodzenia.
Skuteczną metodą jest podstawowy środek prawny, czyli przedsądowe wezwanie do zapłaty. Treść monitu powinna przypomnieć klientowi o jego obowiązku oraz podstawie w postaci faktury, a także ostrzec o możliwych konsekwencjach prawnych w przypadku braku zapłaty. Takie ostrzeżenie zazwyczaj sprawia, że klient płaci w terminie, ponieważ zdaje sobie sprawę, że w przeciwnym razie może ponieść poważne konsekwencje.
