W XXI wieku zdecydowana większość obywateli posiada rachunek bankowy. Wielu przedsiębiorców, niezależnie czy chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, czy liczące dziesiątki lub setki pracowników firmy, prowadzi również konta firmowe. Czy jest to dla nich obowiązek? Czy konto firmowe może służyć do dokonywania prywatnych transakcji? Jakie są różnice pomiędzy tymi rachunkami? Odpowiedzi na te pytania przedstawimy w tym artykule.
Czy z konta firmowego można robić prywatne przelewy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi dozwolone jest wykonywanie przelewów prywatnych z konta firmowego. To samo dotyczy prywatnych zakupów i płatności za nie. Kupienie w osiedlowym sklepie batonika nie skończy się problemami z fiskusem. To samo dotyczy płacenia kartą przez internet czy zakupów na cały tydzień w supermarkecie.
Jest jednak jeden haczyk. Warto pamiętać, żeby zakupów niezwiązanych z działalnością firmy, za które zapłacimy z konta firmowego, nie wrzucać w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatków prywatnych nie należy odliczać od podatku. Może się to spotkać ze zdecydowanym sprzeciwem, gdy urząd skarbowy sprawdza dochody oraz sposób ich wydatkowania.
Podchodząc pragmatycznie do sprawy, warto unikać płacenia za wydatki prywatne z konta firmowego. Jeżeli chcemy odliczyć konkretny zakup od podatku, trzeba wziąć go oddzielnie na fakturę. Nietypowe działania mogą wzbudzić podejrzenia urzędu skarbowego i sprowadzić na nas kontrolę. Nieświadomie możemy wykonywać więc czynności, które nakładają na nas skutki podatkowe.
Kto musi prowadzić konto firmowe?
Prowadzenie konta firmowego jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, które chciałoby się znaleźć na rządowej białej liście płatników VAT. Oznacza to, iż jeśli prowadzimy firmę, a za swoje usługi lub towary nie pobieramy VAT-u, to taki obowiązek na nas nie ciąży.
Do prowadzenia zwyczajnej jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy więc podstawowy rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy dla osób prywatnych. Taką opcję wybierają osoby, które zakładają firmę z myślą o umowie B2B. Wystarczy tylko, że pracodawca nie wymaga od nich zostania vatowcami. Czy jest to jednak dobry pomysł?
Zalecamy prowadzenie rachunku firmowego każdej osobie, która prowadzi działalność gospodarczą niezależnie od tego, czy jest płatnikiem VAT. Pozwoli to na przejrzyste prowadzenie księgowości oraz zgrupowanie firmowych wpływów i przelewów w jednym miejscu. Niedotrzymanie przez kontrahenta terminu płatności na fakturze nie wprowadzi chaosu do budżetu domowego. Znacznie ułatwi też poradzenie sobie z niezapowiedzianą kontrolą z Urzędu Skarbowego.
Co z przelewami z konta prywatnego na firmowe?
Podobnie jak w przypadku przelewów prywatnych z konta firmowego, zgodnie z literą prawa, w pełni legalne i dozwolone są też przelewy z konta prywatnego na rachunek firmowy. Niestety, w przypadku częstych transakcji tego typu, urząd skarbowe może w toku kontroli zażądać od nas wyciągu z obu kont.
Dla skarbówki może być to znak, iż uzyskujemy dochód z innych źródeł i po prostu przelewamy go na konto firmowe. Jeśli prowadzisz konto firmowe, postaraj się o to, aby przelewy na nie i z niego dotyczyły wyłącznie spraw związanych z działalnością, opłat, zakupów czy rat z faktur na firmę. Sprawi to też, że pieniądze przeznaczone na działalność nie będą “wyciekały”. W czasach kryzysów finansowych warto dbać o każdą złotówkę.
Rozdzielenie wydatków firmowych i prywatnych pozwala uniknąć stresu związanego z niezapowiedzianą kontrolą skarbówki. Ułatwia też przejrzyste prowadzenie księgowości. Upraszcza to rozliczanie podatków przy samodzielnie prowadzonej księgowości lub biuru rachunkowemu, któremu za to płacisz. Szybsze jest także sprawdzanie, czy dany wydatek był w ramach faktury na firmę, czy zakupem prywatnym.
Konto firmowe a prywatne — różnice
Konto firmowe pozwala na skorzystanie z większej ilości funkcji niż rachunek osobisty. Umożliwia chociażby wykonywanie płatności split payment. Właściciel takiego rachunku może dzięki temu przyjmować wpłaty związane z mechanizmem podzielonej płatności. Pozwala również na prowadzenie przejrzystej rachunkowości związanej z wydatkami firmowymi i ułatwia transakcje. Konto firmowe może znaleźć się na białej liście płatników VAT.
Konta mogą różnić się też wysokością opłat pobieranych za ich prowadzenie. W wielu bankach przy comiesięcznych przelewach na konta ZUS-u czy Urzędu Skarbowego nie będziemy musieli jednak zapłacić za to ani złotówki. Dlatego przed wyborem PIT-u kwartalnego warto się zastanowić, czy nie skończy się to dla nas koniecznością uiszczania opłat za prowadzenie rachunku. Co więcej, opcje takie jak konta lokacyjne mogą być okazją do przechowywania kapitału w bardziej opłacalnej formie.
Najrozsądniejszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest zatem prowadzenie konta osobistego do wydatków codziennych oraz konta firmowego do czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. To jedna z podstawowych zasad higieny finansowej jednoosobowych przedsiębiorców.
