Niepojęta nieroztropność przedsiębiorców

Balancing The AccountWłaściciele firm, w których wykorzystuje się programy księgowe nad wyraz często pozostają w błogim przeświadczeniu, że dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu ich finanse są bezpieczne. Nic bardziej mylnego.

Niewłaściwe użytkowanie programów wykorzystywanych w księgowości otwiera furtkę dla defraudacji pieniędzy. Jak przestrzegają biegli rewidenci – źle zorganizowana administracja i niestosowanie właściwych zabezpieczeń zdecydowanie ułatwiają dopuszczanie się przestępstwa księgowego.

Do najczęściej spotykanych błędów (lub celowych działań…) należy księgowanie w buforach, które możliwe jest w części programów. Tego typu czynności wykorzystywane są normalnie do próbnego księgowania, czyli zanim zapisy księgowe trafią do ksiąg rachunkowych. Jednak zdarza się, że nawet w ciągu całego roku dokumenty są zapisywane w taki sposób – czyli, już po zamknięciu rozliczeń na dany miesiąc jest możliwe dokonywanie zmian w zapisach. Może to zostać wykorzystane przez nieuczciwego pracownika.

Tymczasem wszystkie programy finansowo – księgowe dysponują funkcją zamknięcia miesiąca, czy roku obrachunkowego – jak tego wymaga ustawodawca.

Zadziwiająca jest zatem rezolutność tak wielu zarządów firm w tym względzie, które nie dbają o dopilnowanie tej sprawy. A tak stosunkowo niewiele potrzeba, by zapobiec nieprawidłowościom…

W sytuacji, kiedy z programem księgowym współdziałają inne w danej firmie, powinno się wprowadzić zabezpieczenia, które nadadzą identyfikator każdej osobie, która wprowadza jakiekolwiek zapisy w księgach rachunkowych. Należałoby także wykluczyć możliwość nanoszenia zmian w księgach poprzez pochodzących z innych działów pracowników. I, co nie mniej ważne: pracownicy powinni być świadomi konieczności zachowania swoich haseł w tajemnicy. W przypadku, gdy są one znane współpracownikom, niezwykle trudno jest ustalić, kto wprowadził bezprawne zmiany, albo podejrzenie padnie na zgoła niewinną osobę.

Biegli rewidenci znają dziesiątki przykładów spotykanych w swej działalności, kiedy na pozór wzorowi pracownicy tak umiejętnie modyfikują rozliczenia z kontrahentami przedsiębiorstwa, że wyprowadzają z firmy pieniądze latami, nim ich działania zostaną wykryte. Nieraz dopiero przypadek sprawia, że ich machinacje wychodzą na światło dzienne. Dr Jolanta Wiśniewska, biegły rewident opiniujący w sądzie sprawy tego typu, wspomina sytuację, kiedy księgowa zdefraudowała ponad 200 tysięcy złotych utrzymując salda kont w idealnym porządku, a do modyfikowania rozliczeń z dostawcami wykorzystując właśnie buforowanie. Jak wielu innych ekspertów, dr Wiśniewska podkreśla, że podstawowym sposobem na uniknięcie defraudacji jest zamykanie okresów obrachunkowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

Udowodnij, że jesteś człowiekiem *